”Wdrożenie e-usług w obszarze zdrowia w Szpitalu Chorób Płuc im. Św. Józefa w Pilchowicach”, zwanego dalej Projektem, realizowanego przez Szpital Chorób Płuc im. Św. Józefa w Pilchowicach w ramach otrzymanego dofinansowania ze środków Unii Europejskiej RPO WSL na lata 2014-2020 (nr RPSL.02.01.00–IZ.01-24-376/20).

„Termin złożenia oferty (na załączonym formularzu) do dnia 11.06.2021 do godz.11:00 na e-mail przetargi@szpital-pilchowice.pl”

Zamawiający – Szpital Chorób Płuc im. Św. Józefa w Pilchowicach (44-145),  przy ul. Dworcowej 31 (NIP: 969-11- 62-275, REGON: 276215293) planuje wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem będzie zarządzanie Projektem.

W związku z powyższym, w celu oszacowania wartości zamówienia, Zamawiający zwraca się z prośbą o udzielenie informacji na temat szacunkowego kosztu realizacji usługi.

 

I. Cel i przedmiot planowanego  zamówienia

Zarządzanie Projektem pn.: ”Wdrożenie e-usług w obszarze zdrowia w Szpitalu Chorób Płuc im. Św. Józefa w Pilchowicach”, zwanego dalej Projektem, realizowanego przez Szpital Chorób Płuc im. Św. Józefa w Pilchowicach w ramach otrzymanego dofinansowania ze środków Unii Europejskiej RPO WSL na lata 2014-2020 (nr RPSL.02.01.00–IZ.01-24-376/20)..

II. Termin realizacji projektu

 

30.06.2022 r.

 

III. Opis przedmiotu zamówienia

 

Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług przez Wykonawcę poprzez odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz  monitorowanie jego realizacji, w szczególności:

1) Rozliczanie projektu (w systemie LSI):

  • kompleksowa i terminowa obsługa Projektu w systemie LSI;
  • informowanie Zamawiającego z minimum 7 dniowym wyprzedzeniem o przygotowaniu potrzebnych dokumentów celem zamieszczenia w systemie LSI;
  • kompleksowa i terminowa obsługa wszystkich zakładek systemie LSI w tym rejestru zamówień, przygotowanie i składanie wniosków o płatność, harmonogramów składania wniosków o płatność;

2) Wsparcie i doradztwo w realizacji Projektu m. in.:

  • współpraca z działem zamówień publicznych u Zamawiającego, doradztwo w zakresie udzielania zamówień publicznych w projekcie zgodnie z wytycznymi, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania w związane z realizacją zamówień w Projekcie, w terminie do 2 dni roboczych;
  • przygotowanie wsadu technicznego do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz pomoc w przygotowaniu innych niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia procedur wyboru Wykonawców zadań projektowych;
  • udział w pracach komisji przetargowej i opiniowanie dokumentacji w zakresie merytorycznym i proceduralnym stosownie do wymogów zawartych w Projekcie;
  • współpraca z księgowością u Zamawiającego, doradztwo w zakresie finansowej i merytorycznej realizacji Projektu;
  • wsparcie w planowaniu wydatków;
  • realizacja Projektu oraz prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego, założeniami określonymi we wniosku oraz umowie o dofinansowanie oraz innymi dokumentami, do których stosowania Zamawiający zobowiązał się w umowie o dofinansowanie.

3) Kontakt z Instytucją Zarządzającą RPO WSL 2014-2020:

  • przygotowanie pism do Instytucji Zarządzającej w zakresie związanym ze sprawozdawczością, wnioskowaniem o płatność, zmianami w Projekcie, przygotowanie wymaganych oświadczeń, wyjaśnień, sprawozdań, itp.;
  • bieżące kontakty z Instytucją Zarządzającą oraz udział w kontrolach Projektu prowadzonych przez odpowiednie organy;
  • pomoc w interpretacji zapisów w dokumentach.

4) Obsługa finansowa Projektu:

  • kontrola kompletności i zgodności dokumentów finansowych Projektu z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (faktury, rachunki, listy płac, itp.) oraz harmonogramem działań projektowych;
  • przygotowanie na piśmie wytycznych w zakresie opisywania dokumentów księgowych oraz pomoc w ich opisywaniu;
  • współpraca z księgowością w zakresie prawidłowego ewidencjonowania wydatków;
  • bieżące nadzorowanie poprawności wykonania budżetu.

5) Koordynacja i monitoring Projektu:

  • uczestnictwo w cyklicznych spotkaniach w siedzibie Zamawiającego celem weryfikacji bieżących działań i ustalenia kolejnych (spotkania odbywać się będą raz w tygodniu 8 godzin lub w przypadkach uzasadnionych według potrzeb Zamawiającego);
  • nadzór nad przebiegiem procedur o udzielenie zamówienia publicznego (w tym przetargowych);
  • nadzorowanie procesu realizacji wskaźników;
  • pomoc w tworzeniu okresowych raportów z realizacji Projektu;
  • pomoc w udokumentowaniu wykonywanych działań.

6) Koordynacja i nadzór techniczny w ramach Projektu, w tym. m.in.:

  • aktualizacja dokumentacji technicznej Projektu (w przypadku wystąpienia takiej konieczności);
  • uczestnictwo w odbiorach etapów / produktów Projektu (środowisko IT, oprogramowanie, bezpieczeństwo);
  • nadzór merytoryczny nad Wykonawcami w zakresie udzielonych zamówień publicznych (realizacji umów) obejmujących zadania w ramach  wdrożenia Projektu wraz z odpowiednią komórką organizacyjną Zamawiającego odpowiedzialną za realizację zadania;
  • nadzór nad wdrożeniem oprogramowania;
  • współpraca z wyznaczonymi przedstawicielami Zamawiającego oraz właściwymi komórkami organizacyjnymi Zamawiającego;
  • koordynacja służb Zamawiającego przy wdrożeniu systemów;
  • przygotowanie okresowych raportów dotyczących postępów prac;
  • prowadzenie dokumentacji Projektu oraz czuwanie nad jej prawidłowością;
  • reprezentowania szpitala w sprawach związanych z realizacją Projektu (w tym in. w KIO);
  • udział w kontrolach przeprowadzanych przez Instytucje uprawnione do kontroli Projektu w czasie trwania umowy i czynne wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości  zgłaszanych przez kontrolujących;
  • przygotowywanie na wniosek Zamawiającego wszelkich informacji i wyjaśnień na temat realizacji Projektu (z wyprzedzeniem ustalonym między stronami w trakcie  realizacji zadania);
  • wykonywanie innych zadań których nie wymieniono powyżej, a ich wdrożenie będzie niezbędne w celu prawidłowej realizacji Projektu.

7) Stawianie się w siedzibie Zamawiającego na każde żądanie i w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego.

8) Obsługa poprojektowa w przypadku wystąpienia zdarzeń związanych z Projektem np. kontroli Projektu, pism wyjaśniających Wykonawca zobowiązany jest do dalszego wsparcia i koordynacji Projektu.

 

IV. Wstępne wymagania w stosunku do  Wykonawcy:

 

1) Zdolność techniczna lub zawodowa:

Wykonawca musi posiadać doświadczenie zawodowe  w pełnieniu  funkcji inżyniera kontraktu lub lidera lub kierownika lub koordynatora projektu lub innej funkcji polegającej na zarządzaniu co najmniej jednym  projektem o wartości minimum 1,3 mln złotych brutto.

FORMULARZ SZACUNKOWEJ WYCENY

ZAPYTANIE O SZACUNKOWĄ WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA

odpowiedź na pytania do szacowania wartości zamówienia z dn. 10.06.2021